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本文系统地介绍了文件与档案管理的基本概念、历史演变、与档案的关系、类型、运动过程以及电子文件管理的特点和挑战。
大纲
- 文件与档案管理概述
- 定义与概念
- 文件是社会组织或个人在活动中产生的凭证性信息记录。
- 狭义的文件指公务文件，广义包括各种凭证性信息记录。
- 国际档案理事会对文件的定义强调了记录信息的形成、接收和保存。
- 词源与演变
- “文件”一词与“文书”、“公文”通用，但含义随时代和使用习惯变化。
- 清代以前无“文件”一词，历史上的文件常称为文书，当代多称为文件。
- 与档案的关系
- 传统观念：文件转化为档案，档案是保存备查的历史文件。
- 电子环境中，文件和档案的界限趋于模糊，归档环节提前。
- 类型
- 文件分为公务文件和私人文件。
- 公务文件即公文，是公务活动的信息记录。
- 私人文件包括个人、家庭、家族形成的各种信息记录。
- 运动过程
- 文件生命周期理论：文件从形成到销毁或永久保存的过程。
- 电子文件的特点对文件生命周期理论产生冲击，管理方式发生变化。
- 电子文件管理
- 电子文件具有非人工识读性、流动性、易逝性等特点。
- 国际档案理事会将电子文件生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段。
- 定义与概念
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